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关于商业电子邮件的注意事项

来源:全球赢 责任编辑:全球赢

2020-06-29 16:28:42

有时候书写不当是电子邮件可能会导致客户的流失,尤其是面对海外客户,那么这种商业性质的电子邮件有哪些注意事项呢?

一、注意主题

编写清晰,简洁的主题行,以反映电子邮件的正文。避免使用Hi”,“ Touching Base”或“ FYI”作为主题行,并且不要将主题行留空。

二、使用适当的称呼

请记住,Hiand Hey”表示缺乏 专业性和成熟度。在电子邮件中以“早上好”,“下午好”,“晚上好”或“你好”为开头。“ Good Day”或“ Greetings”是国际上经常使用的其他短语。

 

三、自我介绍

在像美国这样的直接文化中,最佳做法是使发件人使用姓氏和名字进行自我介绍,并在前几行中提供一些背景信息。例如,“亲爱的曼德尔女士:我叫莎朗·史威哲(Sharon Schweitzer)。

 

四、懂文化

研究国家风俗习惯,例如在日本,在商务电子邮件的第一句话中询问天气是礼貌

五、不要包含幽默和讽刺

电子邮件很容易在没有上下文的情况下被文本误解,幽默是特定于文化的。避免电子邮件中的幽默和讽刺,因为收件人会感到困惑,或更糟的是,可能会冒犯他人。

 

六、仔细检查你的附件

附加文件时,多花几秒钟的时间将其粘贴到电子邮件正文中。省收件人打开附件的时间和风险,这可以显示出对收件人的尊重。

七、及时回复

收到客户的邮件后,通常需要在24小时内回复。长时间的不回复不仅会让人觉得你很没礼貌,还可能会使你的业务蒙受损失。如果你无意中让客户等待了24小时以上,或者出现了令人不适的情况,请礼貌地说明情况并表示歉意。

 

八、不要使用表情符号

那些眨眼,微笑的图标是用于短信的。在商务电子邮件中,它们是不适当且不专业的。表情符号,系统可能会将电子邮件,转移到垃圾邮件过滤器或垃圾邮箱。

九、校对

检查拼写和语法错误,这些错误会使你显得不专业,并会降低电子邮件被认真对待的可能性。电子邮件软件随附许多专业工具,例如拼写检查,可以使用它们。

 

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